Együttműködés menete
A munka minden esetben előzetes felméréssel indul, hogy pontosan látható legyen az anyag jellege, mennyisége és a feladat célja.
Az együttműködés menete az első kapcsolatfelvételtől a kész anyag átadásáig átlátható, kiszámítható és jól követhető.
Hogyan zajlik az együttműködés?
Az együttműködés több egymásra épülő lépésből áll. Az alábbi folyamat segít abban, hogy az ügyfél már az elején pontosan lássa, hogyan történik a felmérés, a rendszerezés és a kész anyag átadása.
1.
Kapcsolatfelvétel és előzetes tájékoztatás
Az ügyfél röviden ismerteti az ügy típusát és a feladat jellegét.
Érdemes megadni:
- a dokumentumok típusát (pl. kereset, mellékletek, bizonyítékok, levelezések)
- a dokumentumok hozzávetőleges mennyiségét (darabszám, oldalszám)
- az anyag jelenlegi állapotát (rendezett / részben rendezett / rendezetlen)
- a feladat célját (pl. mellékletjegyzék készítés, teljes peranyag rendszerezése, bírósági benyújtás előkészítése)
Szükség esetén mintát vagy részanyagot is kérünk a pontosabb felméréshez.
2.
Felmérés és egyedi ajánlat
Az anyag előzetes áttekintése alapján meghatározzuk:
- a feladat pontos tartalmát
- a munka terjedelmét és összetettségét
- a szükséges munkafolyamatokat
- a várható teljesítési határidőt
A felmérés során azt is megvizsgáljuk, hogy szükséges-e mellékletjegyzék, teljes dokumentumrendszer, időrendi felépítés vagy formai egységesítés.
Ezt követően minden esetben egyedi, írásos árajánlatot adunk.
3.
Megrendelés és anyagátadás
A szolgáltatás írásos megállapodás alapján történik, amely tartalmazza:
- a feladat pontos meghatározását
- a teljesítési határidőt
- a díjazást
- az átadás módját
Fizetési feltételek:
- 50% előleg a megrendeléskor
- 50% a teljesítés és átadás előtt
A munka megkezdése az előleg beérkezését követően történik. A fennmaradó díj megfizetése az elkészült anyag átadásának feltétele.
Anyagátadás módja:
- digitálisan, elsősorban Google Drive megosztással
- személyesen, papíralapú dokumentumok esetén
- igény szerint pendrive-on
4.
Rendszerezés és feldolgozás
A felmérés alapján kialakítjuk az anyag teljes logikai struktúráját.
A munka során a feladattól függően elvégezzük:
- a dokumentumok strukturálását
- a mappák és almappák kialakítását
- a mellékletek rendszerezését és sorszámozását
- a mellékletjegyzék elkészítését
- az időrendi felépítés vagy eseménynapló kialakítását
- igény esetén a kereset vagy egyéb iratok formai egységesítését
Nem csupán a dokumentumok rendezése történik meg, hanem az ügy anyagának logikai felépítése is.
5.
Kész anyag átadása
Az elkészült dokumentációt elsődlegesen digitális formában adjuk át, egységesen felépített, jól követhető rendszerben.
Az ügyfél egyebek mellett az alábbiakat kapja kézhez:
- átlátható mappastruktúrát
- egységes dokumentumelnevezéseket
- sorszámozott mellékleteket
- részletes mellékletjegyzéket
- igény esetén időrendi áttekintést
Kérés esetén az anyag átadása más formában is megoldható. Papíralapú átadás és nyomtatás külön díjazás ellenében történik.
Határidők
A teljes folyamat időigénye minden esetben az anyag mennyiségétől, rendezettségétől és összetettségétől függ.
A várható határidőről a felmérést követően adunk pontos tájékoztatást.
Általános tájékoztató jelleggel az elkészítési idő jellemzően 2–10 munkanap, de a pontos határidő mindig az adott ügy sajátosságai alapján kerül meghatározásra.
Fontos tudnivalók
- a munka megkezdéséhez szükséges, hogy az átadott anyag a lehető legteljesebb és legáttekinthetőbb legyen
- határidős, például bírósági ügyek esetén ezt előre jelezni szükséges
- a vállalhatóságot minden esetben előzetesen mérlegeljük
- amennyiben a megrendelő a munka megkezdését követően eláll a szolgáltatástól, az addig elvégzett munka időarányos díja az előlegből levonásra kerül
Kapcsolatfelvétel
Ha szeretné előzetesen felméretni az anyagot, küldje el röviden az ügy típusát és a dokumentumok mennyiségét.
Rövid időn belül visszajelzünk a várható munkafolyamatról, költségről és határidőről.